O real conhecimento da entrada e saída de fundos da empresa gera um ambiente mais adequado para a realização de projetos e inovações. E, para isso, existem duas categorias básicas de despesas empresariais: o CAPEX e o OPEX.
CAPEX
CAPEX (em inglês, CAPital EXpenditure, ou despesas de capital em português) são os fundos que um negócio usa para adquirir bens físicos ou serviços que vão expandir a capacidade da companhia de gerar lucro. Os ativos adquiridos podem ser uma nova posse ou algo que melhore a produtividade de algum equipamento ou setor. Essas aquisições podem incluir, por exemplo, hardware (como impressoras ou computadores), veículos para transportar bens ou a construção de um novo prédio.
O tipo de indústria em que um negócio está inserido influencia amplamente na natureza das despesas de capital. Se a vida útil de um bem se estende para além do ano fiscal, então a companhia deve capitalizar essa despesa usando amortização (no caso de propriedades intelectuais, como patentes) ou depreciação (no caso de bens tangíveis, como equipamentos), com o intuito de distribuir o custo desse bem sobre sua vida útil designada pelos regulamentos fiscais.
OPEX
Já o OPEX (em inglês, OPerational EXpenditure, ou despesas operacionais em português) é o resultado dos custos contínuos que uma empresa tem para se manter funcionando. Em contraste com o CAPEX, as despesas operacionais são completamente dedutíveis de impostos no mesmo ano em que são realizadas.
Como despesas operacionais são o “grosso” dos gastos habituais de uma empresa, um gerenciamento bem feito deve introduzir modos de diminuir esses gastos sem causar quedas na qualidade dos produtos e serviços ou na taxa de produção.
Alguns exemplos de despesas operacionais incluem: taxas de licenças, manutenção e reparos, publicidade, despesas de escritório, honorários de advogados, seguro, administração e taxas sobre a propriedade, despesas com viagens e veículos, locações, folha de pagamento e matérias primas.
Por vezes, um item que normalmente seria obtido por meio de despesas de capital pode ter seu custo atribuído para despesas operacionais se a companhia decidir por alugar ou arrendar o item em vez de comprá-lo. Essa decisão pode ser financeiramente atrativa se a empresa tiver um fluxo de caixa limitado e quiser deduzir o custo total do item dentro do ano fiscal.
Em resumo, as principais diferenças entre OPEX e CAPEX são o tempo de investimento, tributação, pagamento e capacidade de aumentar ou manter a produtividade:
CAPEX são investimentos de longo prazo, OPEX são despesas de curto prazo;
CAPEX são pagas no ato da compra, OPEX são despesas recorrentes;
CAPEX tem descontos na tributação a partir da depreciação do bem, OPEX podem ser deduzidos do montante tributável no ano de sua realização;
CAPEX podem aumentar a capacidade produtiva do negócio, OPEX garante a operacionalidade da infraestrutura.
E AGORA, QUAL MODELO ESCOLHER?
A decisão de escolher OPEX em vez de CAPEX (ou vice-versa) como um meio de reconhecer e adequar os gastos da empresa deve ser baseado sobre um conhecimento mais aprofundado do papel dos gastos com capital dentro da companhia.
Muitas organizações ficam limitadas pelos mercados ou por credores privados em relação à quantidade de despesas de capital a que elas podem ter acesso. Investimento de capital é muito restrito, especialmente em tempos de crise financeira.
Portanto, as empresas habitualmente querem direcionar seus investimentos para atividades que gerem receita. É por isso que há tanta preferência pelo empréstimo/aluguel do que pela compra — evitando imobilizar capital. Isso explica por que qualquer iniciativa para se reduzir dispendiosos investimentos de capital e transformá-los em despesas operacionais mais suaves é muito atrativa para os empreendedores.
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